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nhs healthcare workers walking in front of glass window hall

Royal Surrey County Hospital

19 January 2023

Royal Surrey County Hospital

The Royal Surrey County Hospital Trust had a large number of printing devices spread across multiple locations, all varying in age and inconsistent with printing quality. Apogee implemented managed print solutions to foster proactive print control tracking.

“Deploying devices in the health service is extremely difficult especially in clinical areas where patient care has priority and we have to work around those constraints.

I would like to formally record that the people involved from Apogee have been first class, very helpful when issues arose, always keeping us informed etc., this goes through the whole organisation I have dealt with over the past 12 months.”

– Royal Surrey County Hospital representative

The Background

Royal Surrey Trust had a large number of printing devices spread across multiple locations, with a mixture of printing devices varying in model and type.

The devices also varied in age which had a negative impact on print quality for some departments. The existing devices were not part of a managed print service which meant there were no central contact points and no management information available for the fleet as well as a lack of device and data security.

The average age of the existing print fleet meant there was a greater potential for support related calls. These support calls often required a visit by a Print Room Operator meaning that they were taken away from other tasks, resulting in potential delays to other projects.

Production Print magnifying glass over photos

The Solution

Royal Surrey County Hospital were eager to transition from an unmanaged & expensive fleet to a fully managed print service with dedicated points of contact that would enhance existing technologies such as pull printing, whilst further consolidating the fleet and releasing additional benefits.

The solution provided to RSCH combines the best-of-breed hardware from both HP and Xerox. The market-leading HP devices were chosen to improve security and to deliver sustainable printing whilst reducing environmental impact and the Xerox production print devices were selected to deliver cost savings whilst further enhancing their environmental credentials. This was a key driver that the hospital wanted to enhance so this feature was very important to them.

The Outcome

The implementation of the bespoke print management solution enabled RSCH to benefit from the best-of-breed market leading technology whilst improving the security of their fleet. The PaperCut print management solution also allowed the hospital to significantly reduce their environmental impact through print which aligns with their overall CSR goals.

As well as this, the trust needed to expand wards and open pop up specialist Covid-19 wards throughout the pandemic which Apogee were tasked with supplying devices, often at short notice, to ensure these wards are fully operational. Apogee will continue to support RSCH’s day to day operations through the use of on-site engineer’s and CLE’s as well as their long term Managed Workplace Service needs.

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“Deploying devices in the health service is extremely difficult especially in clinical areas where patient care has priority and we have to work around those constraints.

I would like to formally record that the people involved from Apogee have been first class, very helpful when issues arose, always keeping us informed etc., this goes through the whole organisation I have dealt with over the past 12 months.”

– Royal Surrey County Hospital representative

The Background

Royal Surrey Trust had a large number of printing devices spread across multiple locations, with a mixture of printing devices varying in model and type.

The Solution

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Royal Surrey County Hospital

Der Royal Surrey County Hospital Trust verfügte über eine große Anzahl von Druckern, die auf mehrere Standorte verteilt waren. Alle waren unterschiedlich alt und die Druckqualität war uneinheitlich. Apogee implementierte verwaltete Drucklösungen, um die proaktive Druckkontrolle zu fördern.

"Der Einsatz von Geräten im Gesundheitswesen ist extrem schwierig, vor allem in klinischen Bereichen, in denen die Patientenversorgung Vorrang hat, und wir müssen diese Beschränkungen umgehen.

Ich möchte in aller Form festhalten, dass die Mitarbeiter von Apogee erstklassig waren, sehr hilfsbereit, wenn Probleme auftraten, uns immer auf dem Laufenden hielten usw. Das gilt für die gesamte Organisation, mit der ich in den letzten 12 Monaten zu tun hatte."

- Vertreter des Royal Surrey County Hospital

Der Hintergrund

Der Royal Surrey Trust verfügte über eine große Anzahl von Druckern, die auf mehrere Standorte verteilt waren und sich in Modell und Typ unterschieden.

Die Geräte waren auch unterschiedlich alt, was sich bei einigen Abteilungen negativ auf die Druckqualität auswirkte. Die vorhandenen Geräte waren nicht Teil eines verwalteten Druckdienstes, was bedeutete, dass es keine zentralen Anlaufstellen und keine Verwaltungsinformationen für die Flotte gab und dass die Geräte- und Datensicherheit nicht gewährleistet war.

Das Durchschnittsalter der vorhandenen Druckerflotte bedeutete, dass es ein größeres Potenzial für Supportanfragen gab. Diese Supportanrufe erforderten oft den Besuch eines Druckereimitarbeiters, was bedeutete, dass dieser von anderen Aufgaben abgezogen wurde, was zu möglichen Verzögerungen bei anderen Projekten führte.

Die Lösung

Das Royal Surrey County Hospital wollte von einer nicht verwalteten und teuren Flotte zu einem vollständig verwalteten Druckservice mit dedizierten Ansprechpartnern wechseln, der bestehende Technologien wie das Pull-Printing verbessern, die Flotte weiter konsolidieren und zusätzliche Vorteile freisetzen würde.

Die für RSCH bereitgestellte Lösung kombiniert die beste Hardware von HP und Xerox. Die marktführenden HP-Geräte wurden ausgewählt, um die Sicherheit zu verbessern und nachhaltiges Drucken bei gleichzeitiger Reduzierung der Umweltbelastung zu ermöglichen. Die Produktionsdruckgeräte von Xerox wurden ausgewählt, um Kosteneinsparungen zu erzielen und gleichzeitig die Umweltverträglichkeit weiter zu verbessern. Dies war ein wichtiger Faktor, den das Krankenhaus verbessern wollte, so dass diese Funktion für sie sehr wichtig war.

Das Ergebnis

Die Implementierung der maßgeschneiderten Druckmanagementlösung ermöglichte es RSCH, von der besten marktführenden Technologie zu profitieren und gleichzeitig die Sicherheit seiner Flotte zu verbessern. Mit der PaperCut Druckverwaltungslösung konnte das Krankenhaus auch die Umweltbelastung durch Druckerzeugnisse erheblich reduzieren, was mit seinen allgemeinen CSR-Zielen in Einklang steht.

Darüber hinaus musste der Trust während der Pandemie die Stationen erweitern und spezielle Covid-19-Stationen einrichten. Apogee wurde mit der Lieferung von Geräten beauftragt, oft kurzfristig, um sicherzustellen, dass diese Stationen voll einsatzfähig sind. Apogee wird den täglichen Betrieb von RSCH weiterhin durch den Einsatz von Ingenieuren und CLEs vor Ort unterstützen und auch den langfristigen Bedarf an Managed Workplace Services abdecken.