Everywhen gestaltet die Abläufe am Arbeitsplatz durch die Partnerschaft mit Apogee neu

Maidstone, Großbritannien, 2. Juni 2025 – Everywhen, ehemals Ardonagh Advisory und einer der weltweit führenden unabhängigen Versicherungsmakler, ist eine Partnerschaft mit der Apogee Corporation, einem Anbieter von Managed Workplace Services (MWS), eingegangen, um seine Arbeitsumgebungs- und Geschäftskontinuitätsabläufe in ganz Großbritannien zu optimieren.

Um den Übergang des Unternehmens zum hybriden Arbeiten zu erleichtern und seine Digitalisierungsziele zu unterstützen, benötigte Everywhen eine moderne Arbeitsplatzinfrastruktur, mit der es seine Mitarbeiter besser unterstützen und gleichzeitig Kosten senken konnte. Durch die Zusammenarbeit mit Apogee zur Optimierung seiner IT- und Dokumentenmanagementprozesse hat das Unternehmen die Effizienz seiner Mitarbeiter gesteigert, die Vertragskosten um 28 % gesenkt und seine Abhängigkeit von Büroausstattung verringert, um 9.000 Mitarbeitern flexible Arbeitsmöglichkeiten zu ermöglichen.

Ein zentraler Schwerpunkt für Everywhen war der Ersatz einer kostenintensiven, anlagenschweren Druckinfrastruktur durch ein agileres Modell. Apogee stellte im Rahmen eines flexiblen Leasingvertrags einen vollständig verwalteten Druckdienst bereit, woraufhin OneSource eingeführt wurde – ein ausgelagerter Dokumentendienst, der es den Mitarbeitern ermöglicht, Dokumente sicher und unter Einhaltung der Vorschriften aus der Ferne zum Drucken und Versenden zu übermitteln. Auch die eingehende Post wurde umgeleitet und digitalisiert, wodurch ein unterbrechungsfreier Zugriff auf wichtige Dokumente von jedem Standort aus gewährleistet wurde.

Dieser Ansatz führte nicht nur zu einer erheblichen Senkung der Ausgaben für Ausrüstung, Papier und Büromaterial, sondern veränderte auch die operative Belastbarkeit der Organisation grundlegend: Die Mitarbeiter wurden von zeitaufwändigen manuellen Prozessen entlastet und konnten sich so ganz auf den Kundenservice konzentrieren – ganz gleich, ob sie im Homeoffice oder im Büro arbeiteten.

„Wir hatten noch keinen wirksamen Plan zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs für Remote- und Hybridarbeit ausgearbeitet, doch Apogee hat uns dabei geholfen, die Art und Weise, wie unser Unternehmen kommuniziert und arbeitet, neu zu überdenken. Dadurch wurde der physische Zugriff auf Geräte überflüssig, während gleichzeitig die Kontinuität unserer gesamten Geschäftstätigkeit in Großbritannien gewährleistet wurde.“

„Apogee ist ein zuverlässiger Partner, auf den wir uns voll und ganz verlassen können. Wir haben bereits enorme Fortschritte bei der Senkung unserer Gemeinkosten erzielt, und mit Blick auf die Zukunft sehen wir Apogee ganz klar als Teil unserer Digitalisierungspläne.“

-Donna Nuth, Leiterin des Lieferantenbeziehungsmanagements bei Everywhen

Aufbauend auf diesem Erfolg arbeitet Everywhen gemeinsam mit Apogee daran, seinen Hardware-Bestand zu modernisieren und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter Zugang zu modernster Technologie haben. Im Rahmen eines Leasingmodells hat das Unternehmen mehr als 1.300 Laptops bereitgestellt, um flexibles Arbeiten zu unterstützen, wobei jeden Monat etwa 200 weitere Geräte eingeführt werden. Dieser Ansatz entlastet das Unternehmen zudem von den Problemen der Veralterung und Entsorgung der Geräte.

Die Partnerschaft entwickelt sich mit der Einführung von AutoMail weiter – einer vollautomatisierten Lösung zur Dokumentenverwaltung, die Datensicherheit gewährleistet, manuelle Eingriffe reduziert und dem Versicherungsmakler voraussichtlich jährliche Einsparungen in Höhe von 19 % ermöglichen wird.

Gavin Castelyn, Strategic Client Director bei der Apogee Corporation, sagte: „Everywhen ist ein hervorragendes Beispiel dafür, wie zukunftsorientierte Unternehmen durch die digitale Transformation echten Mehrwert erschließen können. Durch die Kombination aus flexibler Technologie, sicherer Dokumentenautomatisierung und reaktionsschnellem Support haben wir dazu beigetragen, ein widerstandsfähiges Betriebsmodell zu schaffen, das es den Teams des Unternehmens ermöglicht, produktiv zu arbeiten. Wir freuen uns darauf, das Unternehmen bei der weiteren Modernisierung seiner IT-Infrastruktur zu unterstützen.“

Lesen Sie die vollständige Fallstudie, oder vernetzen Sie sich mit Apogee über LinkedIn, Twitter, Instagram oder Facebook.