Dokumentenmanagement – Die ideale Ergänzung zu Microsoft SharePoint

Mit Microsoft SharePoint können Unternehmen digitale Dateien und Dokumente problemlos auf einem zentralen Server speichern. Unabhängig davon, ob dieser Server vor Ort, vollständig in der Cloud oder als Hybrid aus beidem betrieben wird, können Benutzer mit den Dokumenten arbeiten, ohne dass diese direkt auf ihrem Gerät gespeichert werden müssen; dadurch eignet sich SharePoint ideal für die gemeinsame Nutzung und Zusammenarbeit.

Aber nutzen die Unternehmen dieses Programm derzeit optimal?

Ein Dokumentenmanagementsystem lässt sich problemlos integrieren und wird in der Regel durch zahlreiche Zusatzfunktionen ergänzt, die es zu einem perfekten Begleiter für SharePoint machen – insbesondere im Hinblick auf den Benutzerkomfort.

Intuitive Organisation

Die Effektivität von SharePoint hängt vollständig davon ab, inwieweit das System gut organisiert ist. Ein gut organisiertes System zu schaffen, kann jedoch sehr schwierig sein, es sei denn:

1. Das System ist von Anfang an optimal konzipiert, und
2. Die Mitarbeiter befolgen überall genau die gleichen Ablageverfahren.

Wenn viele Mitarbeiter Zugriff auf SharePoint haben, ohne ausreichend instruiert oder beaufsichtigt zu werden, können die Systeme leicht unübersichtlich und schwer zu navigieren werden. Wenn mehrere Dokumente falsch benannt, dupliziert, verlegt sind oder gänzlich fehlen, führt dies unweigerlich dazu, dass das Auffinden von Informationen viel Zeit in Anspruch nimmt - was den Zweck eines gemeinsamen Servers zunichte macht.

Durch die Kombination von SharePoint mit einem Dokumentenmanagementsystem erhalten die Nutzer jedoch von Anfang an Zugriff auf ein vorkonfiguriertes System mit einer klaren, intuitiven Struktur – so können die Mitarbeiter das System praktisch sofort nutzen, ohne dass umfangreiche Einweisungen erforderlich sind. Da die Navigierbarkeit bei der Einrichtung von Dokumentenmanagementsystemen im Mittelpunkt steht, lassen sich Probleme wie verlegte Dokumente leicht erkennen und beheben; dadurch können Mitarbeiter Dokumente einfacher finden und darauf zugreifen.

Kompetente Beratung

Microsoft bietet keine Anleitungen für eine optimale Einrichtung von SharePoint. Das Ergebnis ist, dass die Benutzerfreundlichkeit eines Systems vollständig von der Erfahrung des "Architekten" abhängt, der es entwickelt hat. Dies kann zu erheblichen Störungen führen, wenn das Ablagesystem für andere besonders unintuitiv ist. Wenn dieser "Architekt" jedoch das Unternehmen verlässt, können wichtige Informationen in einem Labyrinth von schlecht organisierten Akten verloren gehen.

Darüber hinaus sind die Nachfrage und das Durchschnittsgehalt für SharePoint-Entwickler in Vollzeit sehr hoch. Es gibt zwar immer die Möglichkeit, die Verwaltung Ihres SharePoint-Systems auszulagern, aber die Kosten für Design, Implementierung und laufenden Support sind sehr hoch und zwingen Unternehmen dazu, zusätzlich zu Drittanbietern auf angestellte Entwickler angewiesen zu sein.

Andererseits lassen sich Dokumentenmanagementsysteme genau auf Ihre individuellen geschäftlichen Anforderungen zuschneiden – und bei einigen sind bestimmte Abläufe sogar fest in das System integriert, wodurch sich die Systeme leicht erlernen und vermitteln lassen.

Apogee kann Sie dabei unterstützen, Ihr Dokumentenmanagementsystem so zu konfigurieren, dass es optimal funktioniert – unabhängig davon, ob Sie bereits SharePoint nutzen oder nicht. Dank dieser Unterstützung kann die gesamte laufende Betreuung über einen zentralen Anbieter koordiniert werden, was Ihnen Einfachheit und Komfort bietet und keine zusätzlichen Kosten verursacht.

Nahtlose Zugänglichkeit

Einfache E-Formulare und automatisierte Workflows sind Funktionen von Microsoft SharePoint. Diese bieten jedoch nicht den Funktionsumfang, den die meisten Unternehmen benötigen - zumindest nicht ohne weitere Investitionen in spezielle Microsoft-Programme wie Power Automate und Microsoft Dynamics 365 Customer Voice. Diese Programme sind nicht nur mit beträchtlichen Kosten verbunden, sondern erfordern auch eine Menge Programmierkenntnisse, um sie zu erstellen und zu pflegen.

Dokumentenmanagementsysteme sind jedoch von Grund auf auf Barrierefreiheit ausgelegt. Dies hat zur Folge, dass Nutzer bereits mit grundlegenden IT-Kenntnissen in der Lage sind, komplexe elektronische Formulare und automatisierte Arbeitsabläufe zu erstellen und zu pflegen – ohne dass Investitionen in zusätzliche Programme erforderlich sind. Durch die Integration eines Dokumentenmanagementsystems in SharePoint können Nutzer die Funktionalität dieser Features optimal nutzen, ohne dabei erhebliche Investitionskosten in Kauf nehmen zu müssen.

Kosteneffiziente Unterstützung

Microsoft bietet für SharePoint ausschließlich kostenpflichtigen Vor-Ort-Support an – und obwohl es zahlreiche externe Unternehmen gibt, die eigene Supportleistungen anbieten, kann die Suche nach einem zuverlässigen und kostengünstigen Supportanbieter zu einem erheblichen Zeitaufwand werden, der möglicherweise nur mäßige und kostspielige Ergebnisse liefert.

Zum Vergleich: Bei Abonnementdiensten für Dokumentenmanagementsysteme ist der Support in der Regel in der monatlichen Gebühr enthalten; das bedeutet, dass unvorhergesehene Probleme bereits in Ihrem Budget berücksichtigt sind. Dies ist nicht nur weitaus kosteneffizienter, sondern der Support von Apogee bietet Kunden zudem Zugang zu einem branchenführenden Expertenberatungsdienst, der bei Bedarf auch einen dedizierten Vor-Ort-Support umfasst.

Dokumentenmanagementsysteme sind äußerst vielseitig und können Ihren bestehenden Microsoft SharePoint-Server optimieren und strukturieren – sie können aber auch für sich allein genommen eine vollwertige Alternative darstellen. Wenn Sie der Meinung sind, dass ein Dokumentenmanagementsystem Ihrem Unternehmen helfen könnte, kontaktieren Sie uns bitte hier oder nutzen Sie das untenstehende Formular.