Vier Vorteile von Managed Print Services (MPS) für Schulen und Hochschulen

Im Rahmen unserer fortlaufenden Fallstudienreihe mit dem Craven College über die Einführung von Managed Print Services (MPS) und Managed IT Services (MITS) im Bildungssektor bei Apogee möchten wir näher auf vier Vorteile von Managed Print Services (MPS) für Schulen und Hochschulen im britischen Bildungssektor eingehen.

Das Drucken ist und bleibt ein integraler und unverzichtbarer Bestandteil des täglichen Betriebs aller Bildungseinrichtungen, seien es Schulen, Fachhochschulen oder Universitäten. Von den Schlüsselstufen 1 bis 3 bis hin zur Hochschulbildung, bei der oft mehrere Standorte beteiligt sind, können die Druckinfrastruktur sowie deren tägliche Wartung und Instandhaltung eine erhebliche Belastung für den Betrieb und die interne IT-Abteilung darstellen. Diese durch die derzeitige Druckinfrastruktur verursachten Belastungen lassen sich durch die Zusammenarbeit mit einem Managed-Print-Services-Anbieter (MPS) wie Apogee nicht nur mindern, sondern im Wesentlichen vollständig beseitigen.

Managed Print Services (MPS) ermöglichen es Schulen, Hochschulen und Universitäten, ihre Druckkosten zu kontrollieren und gleichzeitig ihre IT- und Druckumgebung zu optimieren. Im gesamten britischen Bildungssektor besteht eine wachsende Nachfrage nach effektiveren und effizienteren Drucklösungen, die Kosten senken und zur Erreichung von Nachhaltigkeitszielen beitragen. Ein sich ständig weiterentwickelndes Bildungsumfeld, das durch die steigende Nachfrage nach technologischen Verbesserungen und Transformation vorangetrieben wird, erfordert Lösungen, die eine digitale Transformation der Betriebsabläufe ermöglichen.

Seit über drei Jahrzehnten bietet Apogee Managed Print Services (MPS) für den öffentlichen Sektor und insbesondere für den Bildungsbereich an. Dank unserer einzigartigen und unverzichtbaren Erfahrung in der MPS-Branche verfügt Apogee über das erforderliche Fachwissen und die Kompetenzen, um die Einführung und Umsetzung der richtigen Lösung für Ihre Bildungseinrichtung zu begleiten. Unser modularer Ansatz bei Managed Print Services (MPS) und unsere Managed Workplace Service (MWS) -Angebote lassen sich speziell an Ihre Bedürfnisse anpassen – sei es in Grund- oder weiterführenden Schulen, an Fachhochschulen oder Universitäten. Wir bei Apogee wissen, dass sich die Anforderungen Ihrer Schule oder Ihres Campus von denen anderer Einrichtungen unterscheiden, und bieten Ihnen eine Lösung, die sich von allen anderen abhebt.

Bildungseinrichtungen, die proaktiv einen Managed Print Service (MPS) nutzen, senken ihre Druckkosten, maximieren die Produktivität und gewährleisten Datensicherheit sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Vor allem aber sorgt der Einsatz eines Managed-Print-Service-Anbieters (MPS) für eine zuverlässige und barrierefreie Druckumgebung für alle Studierenden und Lehrkräfte. Gareth Dixon, Vizepräsident des Craven College, hob diesen Wandel in einem Gespräch mit Apogee hervor, als er sagte: „Wir stellen fest, dass in jedem Lehrbereich, in dem wir tätig sind, die Abhängigkeit von Technologie zunimmt. Daher hat sich eine zuverlässige technologische Basis, auf der wir arbeiten können, als unverzichtbar erwiesen.“

Im Folgenden haben wir vier Vorteile von Managed Print Services (MPS) für Schulen und Hochschulen zusammengestellt.

Vorteil Nr. 1 - Kontrolle über Ihre Druckkosten

Der erste unserer vier Vorteile von Managed Print Services (MPS) für Schulen und Hochschulen konzentriert sich auf die Senkung und Kontrolle Ihrer Druckkosten. Die Senkung und Kontrolle Ihrer Druckkosten ist für den Bildungssektor, der auf ein begrenztes Betriebsbudget für Technologie- und Geräteinvestitionen angewiesen ist, von besonderer Bedeutung. Gareth Dixon, Finanzvorstand am Craven College, brachte dieses Problem, mit dem Schulen, Hochschulen und Universitäten konfrontiert sind, auf den Punkt, als er gegenüber Apogee erklärte: „Meiner Meinung nach erhalten wir von der Zentralregierung nicht so viel Geld, wie wir eigentlich sollten, und das macht große Kapitalinvestitionen unerschwinglich. Technologie kann zudem Kosten verursachen, wenn man es am wenigsten erwartet. Mit Apogee wissen wir genau, wie viel wir in den nächsten vier Jahren bezahlen werden.“

Es gibt verschiedene Aspekte, wie ein Managed-Print-Service-Anbieter (MPS) dazu beitragen kann, die Druckkosten zu kontrollieren. Durch den Einsatz von Managed Print Services (MPS) kann ein Spezialist wie Apogee Ihre gesamten Dokumentenprozesse verwalten, wodurch sich die Kosten erheblich senken lassen. Ihr Druckerpark kann überarbeitet und optimiert werden, indem unnötige Geräte und technologische Dienste entfernt werden, die nicht zweckmäßig sind, sondern zu Ineffizienzen für Ihre Mitarbeiter und am Arbeitsplatz führen. Durch die Beseitigung dieser Ineffizienzen in Ihrer IT-Infrastruktur lassen sich Kosteneinsparungen von 20 % bis 30 % erzielen.

Ihr Unternehmen kann weitere Einsparungen erzielen und somit eine bessere Kontrolle über Ihre aktuellen Druckkosten erlangen, da Managed Print Services (MPS) es ermöglichen, Ihren gesamten Druckbedarf im Rahmen vertraglicher Vereinbarungen abzudecken. Diese vertraglichen Vereinbarungen können eine einmalige monatliche Gebühr umfassen, die die gesamte Fernüberwachung, Toner und Verbrauchsmaterialien, die Lieferung sowie die Wartung durch Techniker abdeckt. Diese Vereinbarungen ermöglichen Ihrem Unternehmen die vollständige Kontrolle über die Druckkosten und somit eine effektive Budgetierung bzw. Prognose entsprechend den Bedürfnissen von Mitarbeitern und Studierenden.

„Technologie kann auch dann Geld kosten, wenn man es am wenigsten erwartet. Mit Apogee wissen wir genau, wie viel wir in den nächsten vier Jahren bezahlen werden.“
– Adrian Lawson

Vorteil #2 - Wartung mit exzellentem Service

Die Managed Print Services (MPS) von Apogee für Schulen, Hochschulen und Universitäten zeichnen sich durch die „Service Excellence“ aus, die wir durch unsere Wartungs- und Instandhaltungsleistungen für die Druckanlagen von Bildungseinrichtungen gewährleisten. Mit über 200 Technikern, die für alle Angebote der „Managed Workplace Services“ (MWS) von Apogee umfassend geschult sind, ist dies der ideale Weg, um sicherzustellen, dass die Wartung und die Verfügbarkeit Ihrer Druckinfrastruktur für Ihre Studierenden und Lehrkräfte zuverlässig und auf höchstem Niveau bleiben. Bei Apogee ist die Bereitstellung unserer„Service Excellence“ im Bereich Druckwartung und Verfügbarkeit ein entscheidender Faktor für alle Bildungseinrichtungen im britischen Bildungssektor.

Apogee bietet Fernüberwachung im Rahmen unserer Managed Print Services (MPS), automatisierte Zählerstandserfassung sowie einen Just-in-Time-Lieferservice für Verbrauchsmaterialien. Diese Vorteile unserer Managed Print Services (MPS)-Lösungen gewährleisten einen reibungslosen Betrieb Ihrer Dokumenteninfrastruktur und steigern damit die Verfügbarkeit, Produktivität und Gesamteffizienz. Diese Steigerung der Effizienz und Produktivität ist ein entscheidender Faktor für jede Bildungseinrichtung – ein Faktor, der nur durch unser engagiertes Team erreicht werden kann, das im Rahmen unserer „Service Excellence“ einen außergewöhnlichen Wartungsservice bietet.

„Ohne Apogee hätten wir das Projekt buchstäblich nicht realisieren können, da wir nur ein kleines Team haben.“
– Adrian Lawson

Vorteil #3 - Erhöhte Sicherheit

Die Sicherheit Ihrer Druckinfrastruktur ist der dritte unserer vier Vorteile der Managed Print Services (MPS) für Ihre Schule, Hochschule oder Universität.

Im Rahmen eines Managed Print Service (MPS) kann Apogee durch eine erste Untersuchung und Bewertung Ihrer aktuellen Druckinfrastruktur Sicherheitsrisiken innerhalb dieser Infrastruktur identifizieren. Dank der innovativen Produkte von HP und der dreißigjährigen Erfahrung von Apogee in der Managed-Print-Branche verfügen wir über das nötige Fachwissen, um künftige Sicherheitsrisiken mit einem maßgeschneiderten Plan zu minimieren und gleichzeitig bestehende Sicherheitsprobleme zu beheben. Der „State of Cybersecurity in Small and Mid-Sized Businesses“ von Ponemon aus dem Jahr 2017 zeigte, dass erschreckende 61 % der befragten Unternehmen in den vergangenen 12 Monaten einem Cyberangriff ausgesetzt waren, während 54 % dieser Unternehmen einen Datenverstoß erlitten, der Mitarbeiter- oder Kundendaten betraf.

Durch den Einsatz der Managed Print Services (MPS) von Apogee – sei es an Ihrer Schule, Hochschule oder Universität – bleibt die Sicherheit Ihrer Druckinfrastruktur eine Priorität und ein grundlegender Grundsatz bei der Zusammenarbeit mit einem Anbieter von Managed Workplace Services (MWS). Aus diesem Grund entschied sich Adrian Lawson, Leiter des IT-Managements, für die Lösung von Apogee; er erklärte: „Ich war auf der Suche nach einer erstklassigen Lösung – etwas Zuverlässigem, etwas Sicherem. Die Leistung musste über die gesamte Vertragslaufzeit hinweg wirklich gewährleistet sein.“

„Ich war auf der Suche nach einer erstklassigen Lösung – etwas Zuverlässiges, etwas Sicheres.“
– Adrian Lawson

Vorteil Nr. 4 - Weniger Abfall und weniger Umweltbelastung

Der letzte der vier Vorteile eines Managed Print Service (MPS)- Anbieters für den Bildungssektor ist die Reduzierung des Abfalls und des ökologischen Fußabdrucks Ihrer Druckinfrastruktur.

Jede Organisation ist dafür verantwortlich, ihren ökologischen Fußabdruck und ihren Abfallaufkommen zu verringern. Die Reduzierung des Papierverbrauchs, des Stromverbrauchs und des Verbrauchs an Druckverbrauchsmaterialien ist Teil eines nachhaltigen Arbeitsumfelds – ein Aspekt, der in Bildungseinrichtungen jedoch von noch größerer Bedeutung ist. Schulen, Hochschulen und Universitäten eignen sich besonders gut für die Umsetzung umweltfreundlicher Initiativen, da Studierende zunehmend ihre wachsende Besorgnis über Umweltthemen wie den Klimawandel und erneuerbare Energien zum Ausdruck bringen. Die Zusammenarbeit mit einem Anbieter von Managed Print Services (MPS) wie Apogee kann diese Bedenken der Studierenden hinsichtlich der Umweltbelastung ausräumen.

Durch die Bereitstellung eines Fernüberwachungssystems im Rahmen Ihres Managed Print Service (MPS) kann Ihre Einrichtung das Ausmaß der Drucknutzung ermitteln und nachverfolgen. Dank der Fernverwaltung Ihres Managed Print Service (MPS) ist Ihre Schule, Hochschule oder Universität im Idealfall besser informiert und besser in der Lage, Maßnahmen zu ergreifen und ihren ökologischen Fußabdruck zu verringern.

Darüber hinaus können durch die Zusammenarbeit mit einem Managed-Print-Service-Anbieter (MPS) Druckrichtlinien in Ihre Dokumenten-Workflows integriert werden, um Verschwendung zu reduzieren. Standardmäßige Einstellungen für Schwarzweiß- und beidseitigen Druck sorgen dafür, dass weniger Farbe und Papier versehentlich verbraucht werden, während das „Follow-me“-Druckverfahren gewährleistet, dass Druckaufträge erst freigegeben werden, wenn sich die Benutzer am Gerät anmelden und die Druckaufträge selbst auswählen. Dadurch lassen sich bis zu 20 % des Druckaufkommens einsparen, das normalerweise an den Druckgeräten zurückbleibt und anschließend unsicher entsorgt wird.