Wie die Technologie die Welt des Drucks verändert hat

Multifunktionales Gerät

Bevor es All-in-One-Drucker gab, wurde der Platz in den Büros von einzelnen Faxgeräten, Druckern und Fotokopierern beansprucht. MFDs haben Büroräume freigemacht und eine Überbelegung verhindert. Ihr größter Vorteil ist, dass sie den Prozess der Dokumentenverwaltung verbessert und die Effizienz von Unternehmen erhöht haben. Die Fähigkeit, mehr Druckaufträge mit mehr Vielseitigkeit zu bewältigen, hat sie zu einem obligatorischen Bestandteil der meisten, wenn nicht aller Büros gemacht. MFDs sind oft größer als normale Desktop-Drucker, wobei ihre Vorteile ihre Größe überwiegen. Sie drucken hochwertige Dokumente, scannen, faxen und mailen über ein einziges Gerät, anstatt über mehrere Geräte zu drucken, und verbessern so die Qualität der Dokumentenverwaltung im Unternehmen. MFDs hielten Einzug in die Wohnräume und befreiten sie von mehreren Geräten. Die meisten Drucker für den Heimgebrauch und das Home-Office sind heute multifunktional und können drucken, scannen und kopieren. Sie sind jedoch nicht in der Lage, mit der schieren Menge an Dokumenten zu konkurrieren, die auf einem großen, freistehenden Multifunktionsgerät (MFD) gedruckt und gescannt werden können, das heute in den meisten Büros zu finden ist.

Konnektivität

Die Drucktechnologie hat sich so weit entwickelt, dass mehrere Geräte drahtlos miteinander verbunden werden können, ohne dass Kabel an den PC und PCs an das Netzwerk angeschlossen werden müssen. Das kabellose Drucken wurde 1993 erfunden und 2003 für den Massenmarkt verfügbar gemacht. Davon profitieren vor allem Haushalte und kleine Büros, die nur wenige Geräte verwenden. Im Gegensatz dazu ist es in großen Büros mit mehreren Geräten am wahrscheinlichsten, dass die Geräte über ein Netzwerk mit einem Druckerserver verbunden sind. Doch das ändert sich jetzt. Geräte, die früher an ein PC-Netzwerk angeschlossen werden mussten, können sich jetzt drahtlos über die Cloud-Technologie verbinden. Die Cloud reduziert die Arbeitsfläche, da nicht mehr mehrere Druckertreiber benötigt werden, und entlastet die IT-Mitarbeiter.

Sich entwickelnde Technologie

Physische Server vor Ort verbinden Drucker mit Computern und anderen Geräten über ein Netzwerk. Die Entwicklung der Cloud-Drucktechnologie hat sich durchgesetzt und macht direkte Verbindungen und Druckerserver an jedem Bürostandort überflüssig. Dies hat es Benutzern ermöglicht, Dokumente von Geräten jederzeit und von jedem Ort aus zu drucken. Cloud-Print ist infrastrukturlos und ermöglicht es Unternehmen mit mehreren Standorten, von jedem beliebigen Firmensitz aus zu drucken.

Cyber-Sicherheit

Die Fortschritte in der Drucktechnologie haben neue Herausforderungen für MFD-Benutzer mit sich gebracht. In der Vergangenheit waren Drucker physisch mit anderen Geräten verbunden, heute sind MFDs über ein IT-Netzwerk angeschlossen, das seine eigenen Cyber-Sicherheitsrisiken mit sich bringt. Heutzutage ist die Wahrscheinlichkeit, dass Drucker eine Quelle für externe Sicherheitsverletzungen sind, um 68 % höher als in der Vergangenheit. Die zunehmende Vernetzung von Druckern hat dazu geführt, dass sie potenzielle Ziele für böswillige Hacker und andere Sicherheitsbedrohungen darstellen. Bürodrucker sind eine Fundgrube für sensible Informationen. Infolgedessen gibt es zunehmend Bedenken hinsichtlich der Cybersicherheit von Druckern, insbesondere in Organisationen, die mit sensiblen Daten arbeiten, wie Banken, Krankenhäuser, Anwaltskanzleien und Regierungsbehörden. Gerade diese Organisationen können zur Zielscheibe für Hacker werden.

Prävention

Hacker sind in der Lage, Arbeitsabläufe zu verlangsamen, indem sie Kopien von Druckaufträgen abzweigen oder Druckvorgänge komplett stoppen und so weitreichende Schäden verursachen. Wenn Drucker nicht durch Antiviren-Software geschützt sind, können sie Hackern potenziell die Tür öffnen, um sich langfristig Zugang zu Unternehmensnetzwerken zu verschaffen. Eine 2017 durchgeführte Umfrage unter 200 US-amerikanischen und europäischen Unternehmen ergab, dass mehr als die Hälfte der Unternehmen aufgrund von Schwachstellen in ihren Druckern Daten verloren hatten. Um diese Angriffe abzuwehren, haben Hersteller wie HP dafür gesorgt, dass die Drucker mit integrierter Sicherheit ausgestattet sind, kombiniert mit unabhängigen Lösungen wie 'Apogee Secure', die eine zertifizierbare Festplattenverschlüsselung auf jedem Gerät bieten. In HP MFDs sind derzeit Technologien integriert, die auf der Hut sind und jegliche Bedrohung sofort erkennen können.

Heute ist es wichtiger denn je, sicherzustellen, dass alle in Büroumgebungen verwendeten Drucker sicher sind. Eine Alternative zur Sicherheit des eingebetteten Geräts ist die Implementierung von Prozessen und Arbeitsabläufen, die eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzufügen, die als "Pull-Printing" bekannt ist und es ermöglicht, Druckaufträge auf einem Server zu speichern, auf den nur nach Authentifizierung durch einen Benutzer zugegriffen werden kann.

Die Druckertechnologie hat sich in den letzten 50 Jahren stark weiterentwickelt und ermöglicht es uns, mehrere Dokumente in verschiedenen Größen und Farben sowie drahtlos von verschiedenen Standorten aus zu drucken. Obwohl diese Fortschritte die Qualität unserer Arbeit verbessert und die Benutzerfreundlichkeit erhöht haben, haben wir auch gesehen, dass die Fortschritte in der Druckertechnologie negative Nebenprodukte wie die Anfälligkeit für Cyber-Sicherheitsangriffe mit sich gebracht haben. Diese negativen Begleiterscheinungen haben dazu beigetragen, dass sich Einstellungen und Technologien geändert haben, die das Risiko verringern und die Sicherheit verbessern.

Wir haben die Entwicklung des Drucks vom Holzschnitt zur Cloud miterlebt. Dank dieser technologischen Fortschritte können Unternehmen viel effizienter und kostengünstiger arbeiten. Aber die Technologie steht nicht still und die Welt der Druck- und Dokumentenprozesse auch nicht. Während sich Unternehmen weiterhin um die digitale Transformation bemühen, revolutioniert die Technologie die Art und Weise, wie Papier und Dokumente verwendet und durch die einzelnen Geschäftsabläufe bewegt werden.

Was wird die nächste Lösung sein, die die Welt des Drucks verändert?